Bauordnungsamt der Stadt Ansbach startet mit der Digitalisierung
Das Bauaktenarchiv der Stadt Ansbach wird in den kommenden Monaten digitalisiert. Es umfasst circa 14.000 archivierte Bauakten die bis in die 1870er Jahre zurückreichen. Entsprechend groß ist der Aufwand bei der Digitalisierung, welcher sich allerdings im Nachhinein für die Stadt und die Bürger auszahlen wird.
Denn die digitale Bereitstellung der Bauakten hat gegenüber der Papierform viele Vorteile. „Zum einen sind die Akteninhalte für die Bürger schnell und überall verfügbar. Zum anderen spart die Verwaltung viel Aufwand, da die Akten nicht mehr manuell ausgeliehen werden müssen“, erklärt Oberbürgermeister Thomas Deffner. „So wird ein großer Mehrwert für Personal und Bürger geschaffen.“
Die aufwendigen Scanarbeiten wurden an ein Unternehmen vergeben, welche die Dienstleistung fachmännisch und rechtssicher durchführt. Dieses stellt die Akten nach der Digitalisierung als PDF-Dateien zur Verfügung. Da viele Bauakten auch historisch bedeutsames Material enthalten, werden die originalen Papierakten weiterhin in einem Kellerarchiv aufbewahrt. Im Rahmen der Sanierungsarbeiten in der Nürnberger Straße 32 wird dieses eigens dafür hergerichtet.
Die Digitalisierungsarbeiten beginnen im Mai und dauern rund zwölf Monate. In dieser Zeit befinden sich die Papierakten komplett außer Haus und werden der Verwaltung nach und nach digital zur Verfügung gestellt. Eine Einsichtnahme in die Hausakten ist in der gesamten Zeit möglich. Noch nicht vorhandene Dateien können durch die getroffene „Scan-on-Demand-Vereinbarung“ vom Bauordnungsamt abgerufen werden. Für Bürger kann es zu einer Wartezeit von bis zu zwei Wochen kommen - dafür gibt es die Akte dann aber auch schon digital.
Die Akteneinsicht bleibt wie bisher kostenpflichtig. Berechtigte können diese derzeit telefonisch unter den Telefonnummern 0981/51-499 oder 0981/51-435 oder per E-Mail an bauordnung@ansbach.de beantragen.
„In einem weiteren Projektabschnitt wird die Stadt Ansbach auch die Bauantragstellung digital anbieten. Da vorher ein neues Fachverfahren angeschafft wird, nimmt die Umsetzung noch etwas Zeit in Anspruch“, erklärt Dr. Frank Simons, Leiter des Hochbau- und Bauordnungsamtes. „Durch die digitale Bearbeitung der Bauanträge wollen wir früher oder später auf Papier nahezu vollends verzichten und sind sicher, auch eine Beschleunigung bei der Bearbeitung von Bauanträgen zu erreichen.“